Ako zaručiť úspešný biznis? Vybrali sme najlepšie aplikácie na evidenciu práce vo vašej firme

Váľajú sa vám na stole faktúry, podklady k zákazkám sú v podstate nezvestné a kolegovia používajú na spracovanie a evidenciu dát rôzne nástroje? Biznis v 21.storočí si vyžaduje moderný prístup. Preto sme pre vás vybrali najlepšie služby a aplikácie od Microsoft 365 – dokonalého pomocníka pre vašu firmu.

Obsah

  • Word – starý známy, na ktorého je spoľah
  • Teams – plnohodnotná online komunikácia
  • SharePoint – intranet budúcnosti
  • OneDrive – evidencia súborov na jednom mieste
  • Excel – prehľadné tabuľky a grafy
  • Outlook – bezpečná schránka pre každého
  • Exchange – spojenie e-mailu a kalendára
  • Power BI – pohodlná práca s existujúcimi dátami
  • Planner – dokonalé zladenie a tímová práca
  • To-Do – aby ste už nikdy na nič nezabudli
  • Lists – koniec farebných lístkov na monitoroch
  • Power Automate – automatizácia workflowov
  • Stream – firemný YouTube na úrovni
  • Bookings – sekretárka, ktorá sa neunaví
  • Virtual Agents – chatboty bez kódovania
  • Forms – spätná väzba, priestor na zlepšenie

Word – starý známy, na ktorého je spoľah

Kto by nepoznal najznámejší textový procesor? Funkcie Wordu sú nám snáď všetkým dôverne známe. Čo však mnohí netušia je, že si rozumie aj s aplikáciami tretích strán. Vďaka tomu si dokážete tento nástroj maximálne prispôsobiť a v prepojení s ekosystémom Microsoft 365 tak nemá konkurenciu. Objavte všetky aplikácie a služby, s ktorými spolupracuje na výbornú.

Teams – plnohodnotná online komunikácia 

Digitálne miesto, kde pohodlne spojíte ľudí, obsah, konverzácie a aplikácie nabralo na popularite najmä počas doby home officov. Používatelia môžu cez Teams nahrávať a sťahovať súbory, pracovať s aplikáciami a komunikovať s inými ľuďmi. Videohovory a konferencie sa dajú ľahko naplánovať a synchronizovať. Vytvoriť si môžete aj oddelené miestnosti, nehovoriac o skvelej kompatibilite s Windowsom, Androidom či iOS a podpore Mac.

SharePoint – intranet budúcnosti

Služba na báze cloudu umožňuje vytvárať, navrhovať a spravovať weby, obsah a workspaces. K tomu ponúka bezpečné zdieľanie dokumentov s členmi tímu prostredníctvom mobilných zariadení, počítačov, a tiež Apple zariadení.

SharePoint tak môžete bez problémov použiť ako skvele optimalizovaný podnikový intranet. Umožňuje tiež vytvoriť aplikácie na mieru pre každú spoločnosť – ako je napríklad evidencia objednávok, reklamácií alebo ticketov. Aplikácie sú rýchle, fungujú v každom zariadení a pomôžu vám tak zlepšiť procesy. V Opium Systems sa špecializujeme na vývoj aplikácií pre SharePoint.

OneDrive – evidencia súborov na jednom mieste

OneDrive označujeme za bratranca SharePoint. Je niečo ako jeho súkromná verzia, kde používatelia zdieľajú súbory, ku ktorým sa členovia tímu dostanú z akékoľvek miesta či zariadenia. Súbory sa dajú zdieľať pomocou odkazov a povolení, takže na nich naraz môže pracovať niekoľko ľudí. Stovky verzií každého dokumentu sa tak v predvolenom nastavení ukladajú do cloudu. Navyše môžete súbory synchronizovať s počítačom a mobilom.

Excel – prehľadné tabuľky a grafy

Excel vraj ovláda svet. My máme za to, že ovláda minimálne dialne vo vašej spoločnosti. Aspoň by mal. Zozbierané dáta dokáže analyzovať a pretvoriť ich do funkčných a elegantných grafov. A to je len začiatok jeho nespočetných funkcií. Výhodou je, že pokiaľ máte súbory uložené na OneDrive alebo SharePointe, prístup k nim budete mať odkiaľkoľvek. 

Outlook – bezpečná schránka pre každého

microsoft outlookMicrosoft Outlook poháňa firmy po celom svete. Hoci je primárne určený na evidenciu e-mailov, obsahuje tiež kalendár a úlohy, čo v rámci integrácie s ekosystémom 365 ocení každý zamestnanec. Naplánujte stretnutie cez Teams a Outlook s vašimi kolegami okamžite zosynchronizuje kalendáre. Samozrejmosťou je špičkové zabezpečenie, starať sa nemusíte ani o zálohovanie. Je totiž plne automatizované.

Exchange – spojenie e-mailu a kalendára

Prepojenie poštovej služby a kalendára má samé výhody. Tento nástroj spravuje e-maily v mene celej organizácie a vidí stav kolegov. Vďaka tomu automaticky navrhuje časy stretnutí, ktoré im vyhovujú. Po nasadení lokality SharePoint umožňuje tiež vytvorenie skupinového e-mailu. Exchange je veľmi dobre škálovateľný, pretože sa nachádza na cloudovom serveri Microsoft 365.

Power BI – pohodlná práca s existujúcimi dátami

Cloudová technológia od Microsoftu umožňuje jednoduchým spôsobom analyzovať, evidovať a vizualizovať existujúce dáta. Natiahnete si ich pohodlne z Excelu, SQL serverov či Accessu. Dáta potom môžete prezentovať vo vizuálne zaujímavých a interaktívnych reportoch alebo dashboardoch. Na Power BI je skvelé, že nepotrebujete ovládať znalosti analytiky údajov, vizualizácie je možné exportovať aj ako PDF súbory.

Planner – dokonalé zladenie a tímová práca

microsoft planner

Pokiaľ hľadáte jednoduchý a vizuálne lákavý spôsob organizovania tímovej práce, práve ste ho našli. Planner môžete používať na riadenie projektov, usporiadanie a priraďovanie taskov, dohľad nad úlohami, nastavovanie termínov či získavanie aktuálnych informácií o ich priebehu. Nástroj sa skvele hodí aj na brainstorming nových nápadov alebo projektov. Okrem toho, prehľadná mobilná aplikácia umožní používateľom aktualizovať svoje plány vždy a všade.

To-Do – aby ste už nikdy na nič nezabudli 

V mnohých ohľadoch je táto aplikácia podobná Planneru, avšak To-Do primárne cieli na konkrétneho používateľa. Zoznamy úloh sa dajú zdieľať, pričom si ich dokážete deliť na kroky, pridať im termíny a nastaviť pripomienky. Prepojením s Outlookom pomocou umelej inteligencie dokáže naskenovať obsah správ a vytvoriť z nich konkrétne úlohy. To-Do je vizuálne prehľadný, takže nemáte problém zapísať si napríklad aj nákupné zoznamy. Vďaka dokonalej synchronizácii sa nebudú pliesť s pracovnými povinnosťami.

Lists – koniec farebných lístkov na monitoroch

microsoft listsKonfigurovateľná aplikácia List vám umožňuje sledovať úlohy a procesy a priraďovať aktivity kolegom. Buď si vytvoríte vlastný špeciálny zoznam, alebo začnete s hotovými šablónami, ktoré upravíte presne podľa potreby. Do nich môžete pridať stĺpce zachytávajúce údaje s možnosťou exportu do Excelu. Sami sa pritom rozhodnete, či to budú čísla, dátumy, časy alebo celé riadky.

Power Automate – automatizácia workflowov 

Automatizácia, automatizácia, automatizácia. Také sú tri základné piliere efektívnej práce. Služba Power Automate vám bude skvelým pomocníkom. Pri jej používaní nie je potrebné kódovanie a rozumie si aj s externými službami. Obchodní analytici a skúsení vývojári tak môžu pracovať bok po boku. A je pritom jedno, či ide o automatizáciu e-mailov, upozornení, kopírovania súborov medzi zdrojmi, synchronizácie súborov či zhromažďovania údajov z jednej služby a ukladania do inej.

Stream – firemný YouTube na úrovni

Chcete odoslať videosprávu celej firme, vytvoriť školenie alebo predstaviť svoje oddelenie ostatným kolegom či svetu? Zoznámte sa s Microsoft Stream – vaším osobným firemným YouTube kanálom. Môžete naň nahrávať videá rôznych formátov a zamerania. Ak niekto náhodou nebol na porade cez Teams, záznam z videohovoru jednoducho nahráte na Stream. Svoju spoločnosť tak viete odprezentovať klientom a verejnosti na špičkovej úrovni.

Bookings – sekretárka, ktorá sa neunaví

microsoft bookingSústavné zvonenie telefónu a odpovedanie na e-maily pri plánovaní schôdzok nebaví nikoho. Bookings to zvládne za vás a bez potreby kódovania. Zákazníkom umožní naplánovať si s vami schôdzky online, ale aj jednoducho prostredníctvom mobilnej aplikácie. Aplikácia je prepojená s kalendárom, čo dovoľuje vybrať dátum a čas prehľadným spôsobom. Čerešničkou na torte je, že ak sú rezervácie určené na online podujatie, aplikácia sa prepojí s Teams a pre každú automaticky vytvorí odkaz.

Virtual Agents – chatboty bez kódovania

Či už chcete informovať svojich zamestnancov alebo zákazníkov, s Virtual Agents môžete rýchlo a jednoducho nasadiť inteligentné chatboty prispôsobené vašim potrebám. Na ich vytvorenie a spravovanie pritom nepotrebujete vedieť kódovať. Grafické rozhranie, ľahko použiteľné komponenty a logika vetvenia umožňujú chatbota vytvoriť úplne od začiatku,  zároveň ho pred nasadením aj testovať. Užitočnosť nástroja viete rozšíriť prepojením workflows z Power Automate

Forms – spätná väzba, priestor na zlepšenie

Je váš tím spokojný? A čo zákazníci alebo klienti? Získajte cennú spätnú väzbu a posúvajte sa vpred. S Forms si vytvárate vlastné prieskumy, ankety a kvízy, ktoré môžete zdieľať s kolegami či klientmi. Formuláre sa dajú ľahko vytvárať a upravovať. Pred zverejnením ho môžete poslať kolegom, ktorí ešte majú možnosť zapracovať posledné pripomienky. Samozrejmosťou je prepojenie s Excelom pre lepšiu evidenciu dát a prácu s nimi.

Všetko pod palcom s Microsoft 365

Na trhu existuje množstvo užitočných appiek, väčšina z nich sa však navzájom nepodporuje. A tak firmy používajú na komunikáciu, organizáciu, online hovory, zdieľanie súborov, zadávanie taskov či odosielanie faktúr rôzne nástroje. Často preplatia desiatky až stovky eur – a pritom úplne zbytočne. 

S riešeniami Opium Systems zdigitalizujete vaše záznamy tak, aby ste mali prehľad o všetkom, čo sa vo vašej firme deje, dialo, alebo len bude diať. Ekosystém Microsoft 365 je ideálnym riešením pre moderné biznisy, ktoré si potrpia na bezpečnú a zrozumiteľnú evidenciu. Pokiaľ máte v podnikaní špecifické zameranie, okrem spomínaných určite oceníte aj nástroje, ako Power Apps, Publisher, Power Point, Yammer či My Analytics.  

Zo zmeny systému nemajte obavy. Pomôžeme vám pri prechode na Microsoft 365, vrátane migrácie a prípravy adopcie. Zaškolíme nových užívateľov vo vašej firme, prípadne navrhneme a zrealizujeme riešenia presne podľa vašich potrieb. Možností je celé more, stačí do neho skočiť po hlave!